• Domizilierungsaufgaben
• Unterstützung bei der Gesellschaftsgründung, Koordination von notariellen und/oder privatschriftlichen Gründungsakten
• Unterstützung bei der Liquidation von Gesellschaften unter gesellschaftsrechtlichen Aspekten
• Koordination und Dokumentation der Generalversammlung(en)
• Vorbereitung von Verwaltungsrats- und Geschäftsführerratsbeschlüssen
• Koordination und Dokumentation von Verwaltungsrats- und Geschäftsführerratssitzungen
• Wahrnehmung der Publikations- und Dokumentationspflichten
• Verwahrung der Akten am Gesellschaftssitz

Directors’ Office

Das Directors' Office der Hauck & Aufhäuser Administration Services S.A. („HADO“) unterstützt institutionelle Kunden im Rahmen einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung bei der Umsetzung der zunehmenden regulatorischen Anforderungen. Neben der Bereitstellung und verantwortungsbewussten Wahrnehmung von Geschäftsführungs- und Verwaltungsratsmandaten für regulierte und nicht regulierte Fondsprodukte sowie anderen Beteiligungs- oder Investitionsvehikeln liegt der Fokus auf Betreuung, Beratung und umfangreichen unterstützenden Dienstleistungen hinsichtlich Umsetzung Ihrer Investmentidee.

RC-Services

Die Abteilung RC-Services der Hauck & Aufhäuser Administration Services S.A. dient der personellen Ausstattung institutioneller Kunden im Bereich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CFT). Die Abteilung stellt qualifiziertes Personal zur Übernahme der RC-Funktion (Responsable du contrôle des obligations) in Strukturen, in denen diese regulatorisch notwendig ist. Die Hauptaufgaben des RC besteht in der Erstellung und Pflege eines AML/CFT Rahmenwerkes, die Erstellung regelmäßiger Reports an die Geschäftsführung und der Erstellung und Unterhaltung eines qualitativ hochwertigen Berichtswesens an die Aufsichtsbehörden, im Namen des mandatierten Produkts. Neben der Durchführung der Pflichten zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung für regulierte und nicht regulierte Fondsprodukte sowie anderer Beteiligungs- oder Investitionsvehikel, steht der RC dem Kunden in diesen Themen beratend zur Verfügung, dient als Hauptansprechpartner für die Aufsichtsbehörden und als Kontaktpunkt zwischen den unterschiedlichen Dienstleistern und dem Kunden.

• Finanzbuchhaltung und NAV Berechnung nach LuxGAAP, IFRS, KARBV und HGB einschließlich entsprechender Berichterstattung (mit entsprechenden Überleitungsrechnungen, wenn benötigt)
• Automatisiertes regulatorisches Reporting
• Koordination und Kommunikation mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
• Investorenreporting
• Steuerung des Zahlungsverkehrs

• Führung des Gesellschafterregisters
• Dokumentation der Registerkonten und Verwahrung der erhaltenen Dokumente
• Know-Your-Customer- und Geldwäsche-Präventions-Prüfungen (Due Diligence)
• Prüfung und Darstellung der Investoren- Beteiligungsverhältnisse in Kapitalkonten
• Erstellung von Registerauszügen für die Investoren (Investorenreporting)
• Koordination und Abwicklung von Zeichnungen, Rücknahmen, Kapitalabrufen, Übertragungen und Ausschüttungen
• Einholung der CRS- sowie FATCA-Selbstauskunft der Investoren