Organisatorische Updates zum Coronavirus
Informationen für Kunden und Geschäftspartner
Die Corona (SARS-CoV-2)-Pandemie trifft das gesellschaftliche sowie wirtschaftliche Leben gleichermaßen. Die Pandemielage hat erhebliche Auswirkungen auf das Leben jedes Einzelnen. Sie betrifft jegliche wirtschaftliche Aktivität und damit die ganze Arbeitswelt. Sicherheit, Gesundheitsschutz und das Hochfahren der Wirtschaft können nur im Gleichklang funktionieren.
Wir haben alle Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen dazu angehalten, die Regelungen der Bundesregierung sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld einzuhalten.
Business Continuity Management (BCM)
Um unser Bankhaus vor potenziellen Risiken und Schäden zu schützen, verfügt Hauck & Aufhäuser über ein umfassendes BCM-Programm. Bereits in Vorbereitung auf eine Corona-Pandemie wurde ein konkreter Maßnahmenplan zur Reduzierung des Risikos, das sich aus einer Verbreitung des Coronavirus ergibt, entwickelt. Dieser umfasst im wesentlichen folgende Maßnahmen:
Gesundheit und Sicherheit
Allgemeine Hygienemaßnahmen
- Einhaltung von Abstandregeln und Hygienemaßnahmen („AHA-L“)
- A - Abstand halten (mind. 1,5 bzw. 2 m[1])
- H - Hände waschen bzw. desinfizieren
- A - Alltagsmaske tragen
- L - Regelmäßiges Lüften
- Desinfektionsspender wurden an allen Eingängen und oft frequentierten Punkten aufgebaut
- Erweiterung der regelmäßigen Grundreinigung um Desinfektion von Türklinken und Handläufen
- Wöchentliche desinfizierende Spezialreinigung an allen Standorten
Verhalten im Büro
- Pro Bereich/Abteilung wird eine maximale Präsenz-Quote von 20 % - 30 % angestrebt
- Konsequente Einhaltung der Abstandsregeln (mind. 1,5 m) in Büros und Besprechungsräumen
- Sobald man den eigenen Arbeitsplatz verlässt, besteht Maskenpflicht. Auf Fluren sowie in den Teeküchen, Fahrstühlen, Toiletten, Druckerräumen usw. ist ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen
- Am eigenen Arbeitsplatz und in Besprechungsräumen kann auf das Tragen einer Maske verzichtet werden, wenn die Abstandsregelung von 1,5 m eingehalten wird
- Die Büros und Besprechungsräume dürfen b. a. w. nur zu 50 % belegt werden, um den auch intern empfohlenen Mindestabstand von 1,50 m einzuhalten
- Büroräume werden mindestens alle 60 Minuten für 3-10 Minuten gelüftet (Stoßlüftung). Besprechungsräume werden vor der Besprechung gelüftet
- In Besprechungsräumen ist während Meetings ein Stoßlüften alle 30 Minuten notwendig
- In innenliegenden Besprechungsräumen bzw. in Räumen ohne Lüftungsmöglichkeit ist das Tragen von Mund-Nase-Bedeckungen während Meetings Pflicht
Dienstreisen
- Dienstreisen in bzw. aus Länder und Regionen und Landkreise, die vom RKI tagesaktuell als Risikogebiet klassifiziert sind, sind generell untersagt
- Interne Dienstreisen zwischen H&A-Standorten sind nicht zulässig, wenn Start- oder Zielort ein Risikogebiet bzw. Risiko-Landkreis liegen.
- Die Nutzung des Privatfahrzeugs für eine Dienstreise darf entgegen der H&A-Reiserichtlinie zurzeit als erste Option für eine Dienstreise verwendet werden
- Videokonferenz sollte immer als Alternative zu jeglicher Reise in Betracht gezogen werden
Termine mit Kunden und Externen
- Termine mit Kunden und Externen werden vorrangig mit elektronischen Kommunikationsmitteln durchgeführt. Sofern das nicht möglich ist, gelten die folgenden Vorgaben:
- Bestuhlung der Besprechungsräume zur Einhaltung der Abstandsregeln wird angepasst
- Situationsabhängige Nutzung von Masken, insbesondere wenn der empfohlene Mindestabstand nicht eingehalten werden kann
- Kunden und Mitarbeiter können hierfür bei Bedarf Masken aus dem Bankbestand erhalten
- Desinfektion von Oberflächen nach dem Termin
- Beachtung der Hygienevorgaben (insbesondere keine Handschlagsbegrüßung)
- Teilnahme an externen Veranstaltungen ist unter Berücksichtigung der jeweils regionalen bzw. öffentlichen Vorgaben und unter strikter Einhaltung der geltenden Hygienevorschriften gestattet
- Ausrichtung von eigenen Kundenveranstaltungen ist unter Berücksichtigung der jeweils regionalen bzw. öffentlichen Vorgaben und unter strikter Einhaltung der geltenden Hygienevorschriften gestattet. An der Veranstaltung dürfen höchstens 25 Personen teilnehmen
Umgang mit Verdachtsfällen
- Bei Kontakt zu einer Person (auch außerhalb von Hauck & Aufhäuser), die positiv auf Corona getestet wurde, bleibt der betroffene Mitarbeiter im Homeoffice, bis der Verdacht durch einen negativen Test widerlegt wurde. Wird der betroffene Mitarbeiter nicht getestet, bleibt er vorsorglich 14 Tage im Homeoffice
- Mitarbeiter mit erkennbaren Symptomen (auch leichtes Fieber, Erkältungsanzeichen, Atemnot) bleiben im Homeoffice, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist
Rückkehr aus dem Urlaub
- Es wird weiterhin dringend an die Mitarbeiter appelliert, private Aufenthalte oder Urlaube in Risikogebieten zu unterlassen
- Alle Urlaubsrückkehrer aus Risikogebieten (gemäß RKI) – während des Aufenthalts bzw. zum Zeitpunkt der Rückkehr nach Deutschland – arbeiten im Anschluss aus dem Homeoffice. Wer fünf Tage nach Rückkehr einen Corona-Test durchgeführt hat und dieser negativ war, kann nach sieben Tagen (fünf Tage plus Rücklauf Testergebnis) wieder ins Büro kommen. Ansonsten sind 14 Tage im Homeoffice zu bleiben. Die Kosten für den Test nach fünf Tagen übernimmt die Bank.
- Rückkehrer aus Urlaubsgebieten, die kein Risikogebiet (gemäß RKI) sind, können direkt wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren
- Alle Mitarbeiter sind aufgefordert, nach dem Urlaub nur dann an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren, wenn sie keine einschlägigen Symptome zeigen
Umgang mit Risiko-Landkreisen und Risikogebieten
- Mitarbeiter, die ihren Wohnsitz oder Arbeitsort in einem Risikolandkreis haben, dürfen keine internen Dienstreisen zu anderen H&A-Standorten unternehmen
- Mitarbeiter, die ihren Wohnsitz in einem Risiko-Landkreis haben und deren Arbeitsort in einem Landkreis liegt, der kein Risiko-Landkreis/-gebiet ist, sollen nach Rücksprache mit ihrer Führungskraft im Homeoffice arbeiten
- Liegen Wohnort und Arbeitsort in einem Risiko-Landkreis, kann der Mitarbeiter weiterhin ins Büro kommen. Das gilt auch, wenn das zwei unterschiedliche Risiko-Regionen sind.
- Standorte, die in einer Risiko-Region liegen, bleiben geöffnet. Mitarbeiter können unter Einhaltung der gültigen Hygienevorschriften ins Büro kommen, auch wenn ihr Wohnort in einer Nicht-Risiko-Region liegt
Sicherstellung des Bankbetriebs
- Unsere Infrastruktur ermöglicht mittlerweile eine Homeoffice-Quote von über 90 Prozent, wodurch die Erbringung aller Servicedienstleistungen vollumfänglich gewährleistet ist. Dies betrifft alle zentralen Prozesse (z. B. Handel, Portfoliomanagement etc.) des Bankhauses – unabhängig vom Standort (Deutschland und Luxemburg)
- Bestehende Notfallarbeitsplätze (sogenannte Back-up-Center) an den Hauptstandorten wurden getestet und können kurzfristig besetzt werden
- In der Regel werden unsere kritischen Prozesse von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, die sich aufgrund der aktuellen Separation der Mitarbeiter nicht gegenseitig anstecken können. Zentrale Prozesse an den Standorten können – soweit vor Ort erforderlich – aus diesem Pool jederzeit besetzt werden
- Wir stehen im permanenten engen Austausch mit Börsen, Handelsplätzen und Kunden über deren Notfallprogramme
- Unsere Leistungen gegenüber Kunden werden dadurch aktuell nicht eingeschränkt. Sollten sich dennoch Einschränkungen ergeben, werden die betroffenen Kunden zeitnah informiert.
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Stand: 26.10.2020