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Sehr geehrte Unternehmerin, sehr geehrter Unternehmer, viele von Ihnen überlegen in der aktuellen Situation, wie sie ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten können, wenn mehrere Mitarbeiter wegen Krankheit oder Quarantäne ausfallen.

Doch was passiert, wenn Sie selbst  ausfallen - kann das Unternehmen ohne Sie fortbestehen, ist Ihre Familie ausreichend abgesichert? Mit der vorliegenden Checkliste wollen wir Ihnen helfen, eine wichtige Vorsorgemaßnahme zu treffen. Es empfiehlt sich das Anlegen eines Notfallplans mit allen in Kopie gesammelten wichtigen Unterlagen.

Persönliche Daten

  • Vorname Name, Adresse
  • die nachfolgende Aufstellung habe ich am … abgefasst
  • als Ansprechpartner für meine Familie empfehle ich…
  • als Ansprechpartner für mein Unternehmen empfehle ich…

Geschäftsführung

Wichtig ist die Installation einer zweiten Führungsebene. Anderenfalls droht bei Ausfall des Betriebsinhabers das Unternehmen handlungsunfähig und damit möglicherweise insolvent zu werden.

  • Einzelprokura an… am… erteilt.
  • Gesamtprokura an… am… erteilt.
  • Handlungsvollmacht an… am… erteilt.
  • Bankvollmacht an… am… erteilt.
  • Postvollmacht an… am… erteilt.

Unser Tipp

Überprüfen Sie die Aktualität der Vertretungsberechtigungen und Vollmachten bei Ihrer Hausbank.

Denken Sie auch daran, Verantwortlichkeiten, Entscheidungskompetenzen und Weisungsbefugnisse für wichtige betriebliche Abläufe zu regeln:

  • verantwortlich für den Zahlungsverkehr ist…
  • verantwortlich für Produktions- und Leistungsprozesse ist…
  • verantwortlich für Material- und Lagerhaltung ist…
  • verantwortlich für Personalentscheidungen ist…

Desweiteren empfiehlt sich eine Aufstellung mit den wichtigsten Unterlagen und Informationen zu

  • Miet- und Pachtverträgen
  • Lizenzen, Patenten, Markenrechten, etc.
  • Kreditverträgen
  • betrieblichen Versicherungspolicen und Ansprechpartnern
  • Schlüsseln, Zugangscodes, PINs bei… hinterlegt
  • fachlichen Qualifikationen im Unternehmen
  • Status der aktuellen Projekte und Handlungsanweisungen
  • besonders wichtigen Kunden/Lieferanten (mit Ansprechpartnern, Konditionsübersichten, Rabatten und Nachlässen)
  • bestehenden Bankverbindungen, Bankvollmachten und Schließfächer
  • aktuellen BWA und Bilanzen der letzten drei Jahre
  • wichtigen Steuertermine (Umsatzsteuer-, Einkommensteuer- und Gewerbesteuervorauszahlungen)
  • regelmäßigen Meldungen an die Sozialversicherung, Berufsgenossenschaften
  • anhängigen Rechtsstreitigkeiten/Fristen
  • Beratern: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt, Notar, Unternehmensberater sonstigen, für das Unternehmen wichtige Adressen und Unterlagen

Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag muss praktikabel und streitunanfällig sein. Möchte der Unternehmer durch einen Bevollmächtigten in der Gesellschafterversammlung vertreten werden oder will er im Testament Testamentsvollstreckung anordnen, muss diese Vertretung im Gesellschaftsvertrag auch zugelassen sein. Die Nachfolgeklauseln sollten mit den testamentarischen Wünschen harmonieren.

Testament und Vorsorgevollmacht

Wenn Sie Ihre Geschicke nicht mehr selbst lenken können, muss das Gericht für Sie einen rechtlichen Betreuer bestellen. Das ist nicht automatisch der Ehegatte! Deshalb sollten Sie mit einer Vorsorgevollmacht festlegen, wer sich um Sie und Ihre Angelegenheiten sowie das Unternehmen kümmern soll. Eine private Vermögensaufstellung und eine Liste der privaten Versicherungen nebst Bezugsberechtigungen ergänzt die Vorsorgevollmacht. Zudem sollte ein unternehmensrelevanter Ehevertrag, eine Patientenverfügung und ein korrektes Testament/Erbvertrag nicht fehlen. Bei minderjährigen Erben ist an eine Vormundschaftsregelung zu denken.

Wenn Sie jetzt Ihren Notfallplan zusammengestellt haben, sollte noch bedacht werden:

  1. Der Notfallplan sollte schnell auffindbar sein! Informieren Sie eine Person Ihres Vertrauen, dass es diesen Notfallplan gibt und wo dieser bereitsteht.
  2. Die Regelungen müssen klar und eindeutig sein! Idealerweise sind die Vollmachten und Testamente notariell beurkundet.
  3. Der Notfallplan sollte jährlich aktualisiert werden!

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Informationen einen Überblick über die wichtigen Vorbereitungsmaßnahmen gegeben zu haben. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch persönlich zur Verfügung und unterstützen Sie gerne bei Ihren Fragen zum Notfallplan.

Unser Tipp

Ein bestehender Notfallplan verbessert die Bonität und die Einschätzung des Unternehmens durch die Bank.

Unternehmensnachfolge

Jeder Unternehmer wird eines Tages seine Gesellschaftsanteile an eine andere Person weitergeben – eine der wichtigsten unternehmerischen Herausforderungen mit weitreichendem Einfluss auf die private Lebensplanung. Mit ihr entscheidet sich nicht nur die Zukunft des Unternehmens, sondern auch die Ihres Nachfolgers und zahlreicher Arbeitnehmer. Verkauf oder Schenkung, ganz oder anteilig, familienintern oder familienextern? Gerne treten wir mit Ihnen in den Dialog, um Ihnen den klassischen Weg der Entscheidungsfindung aufzuzeigen.

Nutzen Sie unsere Erfahrungen, um Ihre Nachfolge aktiv zu gestalten

Dank unserer Expertise können Sie von unseren Einschätzungen zu Themen wie einer umfassenden Analyse Ihrer aktuellen Vermögens- und Liquiditätssituation einschließlich der Vermögensnachfolge, einer Testamentsvollstreckung und der Anlage des Verkaufserlöses profitieren.

Diese Checkliste wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Gliederung und die genannten Unterlagen sind eine erste Orientierung für den Inhalt des Notfallplans.

Bitte beachten Sie: Diese Information kann und soll nicht Ihren Rechts- oder Steuerberater ersetzen. Um Ihre individuelle rechtliche und steuerliche Situation zu berücksichtigen, sollte unbedingt ein rechtlicher und steuerlicher Berater hinzugezogen werden, denn nur so können Ihre individuellen rechtlichen und steuerlichen Besonderheiten angemessen berücksichtigt werden.

Sie haben Fragen, Anregungen oder weiteren Informationsbedarf? Wir helfen Ihnen gerne!

Hauck & Aufhäuser Privatbankiers AG, Stiftungs- und Nachfolgeplanung, Karen Krämer, Kaiserstraße 24, 60311 Frankfurt am Main

Tel. +49 69 2161-1442, Mobil +49 172 651 70 69, E-Mail: karen.kraemer@hauck-aufhaeuser.com

Stand: 01.04.2020

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